Često kažemo da zastupnici osiguranja nemaju radnog vremena, odnosno da je njihovo radno vrijeme od 0-24 sata, uključujući i subote i nedjelje. No, unatoč tome, podaci o tome kako zastupnici koriste svoje vrijeme su u najmanju ruku "zanimljivi". Naravno, da se sa dobrom pripremom vrijeme može racionalnije iskoristiti.
Nedavno mi se požalio jedan mladi zastupnik čiji prodajni rezultati konstanto rastu, budući odrađuje mnogo termina, da ima problema sa administracijom, sa izvještajima i da se klijenti žale jer nisu pravodobno dobivali očekivane police. Kada se počne baviti administracijom, ne stigne na vrijeme odraditi prodajne termine. Odnosno da ima osječaj da radi po cijeli dan, ali da nema očekivanih rezultata. U početku mu se to događalo rijetko, ali s vremenom kako je portfelj rastao, sve češće i gotovo postalo pravilo. Činjenica je da je on vrlo uspješan, i da je oduševljenje važno i nužno za uspjeh, ali tu spada i malo planiranja.
Jedan od ključnih postulata koji su preduvjet povećanja prodaje nije predaniji rad, nego pametniji rad.
Za početak pokušajte sa ranijim ustajanjem. Jedna od prvih zamki "kreiranja vlastitog radnog vremena" kod novih zastupnika je upravo rano ustajanje. Naime, svi smo mi skloni, pogotovo ukoliko nemate određenu dozu samodiscipline, ostati spavati u kevetu dulje nego je potrebno.  Priviknite se na rano ustajanje, jer ako želite raditi uspješno, valja započeti raditi rano. U početku je to možda teško, ali uskoro ćete se priviknuti na rano ustajanje, pa ćete znati cijeniti taj jutarnji sat vremena kojega možete iskoristiti za sebe i pripreme za radni dan. To vrijeme možete koristiti za čitanje knjiga i članaka koje će vam koristiti za unapređenje vaših prodajnih i stručnih vještina. Dovoljno je i samo 20 minuta, ali obvezno svaki dan. Mirnim i planiranim početkom radnog dana i vi ćete biti opušteniji, a to će se prenijeti i na vaše klijente i pridonijet će vašemu uspjehu.
Korisno je i novi radni dan započeti druženjem sa kolegama sa posla, ne mislim pri tom na trač partiju, nego za razmjenu iskustava mlađih i starijih kolega. Ovim načinom se i osobno koristite unutar vašeg prodajnog tima.
Nakon, toga možete početi bolje planirati svoje termine. Naime, često se događa novim zastupnicima da im se termini preklapaju ili da zaborave ili previde što moraju obaviti u točno određeno vrijeme, a tada moraju otkazivati termine ili zakašnjavati. Planirajte svoje aktivnosti jedan tjedan unaprijed. Nabavite tjedni planer koji možete jednostavno i sami izraditi, a trud će vam se višestruko isplatiti.
Označite kućice, odnosno vrijeme koje je dostatno za vas osobno i za dogovorene poslove, pa ćete uvijek znati koliko vam vremena stoji na raspolaganju za prodajne termine. Ne zaboravite označiti jedan dan (sredina ili kraj tjedna) za dogovaranje termina. Zahvaljujući planeru, tijekom tjedna ne trebate razmišljati o tome kako doći do novih termina, a osim toga bit ćete opušteni, lišeni vikend-stresova, pa se možete posvetiti svome hobiju ili obitelji, te održavanju psihofizičke forme.
Osim planera termina, pokušajte voditi i vašu statistiku prodajne uspješnosti. Po tome možete evidentirati i kasnije analizirati koliko ste svakoga tjedna, mjeseca i godine obavili telefonskih razgovora, koliko ste zakazali termina s klijentima, koliko ste prezentacija održali, koliko ste sklopili poslova, koliko ste dobili preporuka od vaših klijenata te koliko ste zaradili novca. Vodite ovu statistiku samo jedan mjesec i analizirajte vaše pokazatelje, pa ćete znati na kojemu segmentu valja nešto mijenjati. Saznat ćete, primjerice, da ste u nekome tjednu, mjesecu ili godini obavili više telefonskih razgovora za jedan termin, ili da ste sklopili manje poslova po jednome terminu i slično, pa u sljedećemu tjednu, mjesecu ili godini možete učiniti korekcije. Pomoću ovakva planiranja i na njemu utemeljene analize točno ćete znati što morate učiniti, pa ćete to moći unaprijed i planirati.
Možda ste imali manje termina, ili pak vam pada postototak sklopljenih poslova, a najčešće će biti riječ o jednome i drugome, jer su ti pokazatelji međusobno uvjetovani. Dakle, morate povećati broj termina i istodobno provjeriti svoju prezentaciju. Pri tomu mogu vam pomoći iskusniji kolege ili vaši voditelji.
Uvjetno rečeno, produktivnost prodaje može se definirati kao odnos količine učinaka i utrošena vremena, pa ako jedan zastupnik u istome vremenu proda više polica u odnosu na drugoga, onda je on produktivniji. Kada se ti učinci preračunaju u novčani izraz – prihod, onda govorimo o profitabilnosti prodaje. Ukupna učinkovitost (produktivnost i profitabilnost) prodaje ponajviše ovisi o aktivnome vremenu prodaje. Statistički, u većini tvrtki koje se bave prodajom aktivno vrijeme prodaje iznosi svega oko 15% ukupna radnoga vremena! U to je uključeno vrijeme koje se provodi s klijentom prilikom prodaje, vrijeme koje se provede pripremajući se za prodajne termine, odgovarajući na klijentova pitanja i druge prodajne aktivnosti. Upravljanje vremenom danas je važnije nego ikad prije i možda doista radite cijeli dan, a to ne donosi značajnije rezultate.
Riješenje je da povećate aktivno vrijeme prodaje planiranjem i sa nekoliko korisnih savjeta:
• Logičnije planirajte rute od jedne do druge prezentacije.
• Svaki dan radite barem jedan sat dulje.
• Ako je moguće klijentima dajte više informacija unaprijed.
• Analizirajte strukturu klijenata, jer možda imate loš izbor (imate klijente koji su osobito ugodni i prijazni, ali nemaju povjerenja).
• Smanjite broj sastanaka, ali ih učinite efikasnijima.
• Striktno planirajte organizacijske i uredske poslove i svedite ih na najmanju moguću mjeru.
• Ako to sebi, eventualno, financijski možete dopustiti, (vrijedi za iskusna zastupnike sa velikim porfeljom) zaposlite asistenta – pripravnika koji će vam obavljati sve poslove na kojima vi gubite svoje dragocjeno vrijeme.
Dakle, ako želite više i učinkovitije prodavati morate pronalaziti više prigoda u kojima će klijenti na vaše prodajne upite što češće odgovarati sa da! Planiranjem svog vremena i vođenjem prodajne statistike, bolje ćete organizirati svoj život, što će vam omogućiti puno efikasniji rad i veće osobno zadovoljstvo.